NAVs overgang til hybrid arbeid:
Kan være en modell for fremtidens arbeidsplass

I kjølvannet av COVID-19-pandemien har arbeidslivet gjennomgått store endringer. Mange organisasjoner har måttet tilpasse seg en ny virkelighet der hjemmekontor og fleksible arbeidsordninger har blitt normen.

En suksesshistorie om tilpasning

En ny studie utført i samarbeid mellom NAV, Høyskolen Kristiania og SimulaMet har kastet lys over NAVs implementering av en hybrid arbeidsmodell. Studien, ledet av førsteamanuensis Jefferson Molléri ved School of Economy, Innovation, and Technology på Kristiania og Parastoo Mohagheghi fra NAV IT, avdekket flere nøkkelfaktorer som bidro til at NAV har fått til en hybrid arbeidsmodell.

– Vi fant at de fleste i NAV IT, inkludert ledere, satte pris på blandingen av hjemmekontor og kontorarbeid. Dette ga dem muligheten til å være produktive samtidig som de nøt godt av økt fleksibilitet i hverdagen, sier Molléri.

Vår studie viser at en vellykket overgang til hybrid arbeid krever en nøye balanse mellom struktur og fleksibilitet

Jefferson Molléri

Fire enkle regler for suksess

NAV utviklet fire enkle, men effektive prinsipper for å hjelpe team med å navigere i den nye arbeidshverdagen. Disse prinsippene fokuserte primært på oppgavens natur og teamets behov, noe som ga en fleksibel ramme for beslutningstaking. Prinsippene er som følger:

1. Oppgaven først. Utgangspunktet skal være at medarbeidere kan og vil gjøre en god jobb. Enheten/teamet og den enkelte finner sammen ut hvordan de best løser sine oppgaver til det beste for brukerne.
2. Sammen er vi best. Kultur skapes sammen, vi jobber sammen om oppgaver, og møtes når vi kan, både fysisk og digitalt. Hvor ofte, hvordan og hvor styres ut fra arbeidsoppgaver, hensikt og nytte.
3. Tilgjengelighet for alle. Vår samhandling blir best om alle deltar på like vilkår, enten det er fysisk eller digitalt. Flest mulig møter tilrettelegges slik at begge former for deltagelse er mulig.
4. En åpen og inkluderende arbeidsplass. Den fysiske arbeidsplassen er en viktig arena for daglig arbeid, kulturbygging, samhandling, uformell kontakt og nettverksbygging.

Parastoo Mohagheghi fra NAV IT understreker viktigheten av disse:

– Ved å gi klare, men fleksible rammer, kunne NAV sikre at teamene hadde autonomi til å ta beslutninger basert på deres unike behov og oppgaver, sier han.

Teamutfordringer

NAV støtte også på utfordringer i arbeidet med å utvikle en hybrid arbeidsmodell. En av de største var å få til og opprettholde sterke teamrelasjoner i en digital kontekst.

– Kommunikasjon viste seg å være nøkkelen og det er viktig at alle føler seg inkludert, uavhengig av deres fysiske lokasjon. Dette krever ikke bare gode digitale løsninger, men også en bevissthet rundt arbeidsplassen som en viktig arena for kulturbygging og nettverksbygging, sier Mohagheghi.

Balansering av ulike preferanser

Studien avdekket også variasjoner i ansattes preferanser når det gjaldt hjemmekontor versus kontorarbeid. Noen team opplevde uenigheter om frekvensen av hjemmekontor, noe som understreket behovet for klare avtaler innad i teamene.

– Det var viktig for oss å anerkjenne at én løsning ikke passet for alle. Ved å gi teamene autonomi til å diskutere og bli enige om deres egne arbeidsordninger, kunne NAV imøtekomme ulike behov og preferanser, forteller Molléri.

Lærdommer

NAVs erfaringer kan være nyttige for andre organisasjoner som står overfor lignende utfordringer, ifølge Molléri.

– Vår studie viser at en vellykket overgang til hybrid arbeid krever en nøye balanse mellom struktur og fleksibilitet. Ved å lære av NAVs erfaringer, kan andre organisasjoner bedre forberede seg på fremtidens arbeidsliv, konkluderer Jefferson Molléri.