Opptak av nettsamlinger

Retningslinjer for strømming og opptak av undervisning

I forbindelse med Covid-19 pandemien og myndighetenes smittevernrestriksjoner vil Fagskolen Kristiania øke tilbud av digital undervisning til studenter samt øke opptak og strømming av undervisning i klasserom for å begrense spredning av smitte. Følgende retningslinjer er førende for digital undervisning ved helt eller delvis stengte skolebygninger som følge av smittevernrestriksjoner. Retningslinjene vil evalueres og revideres etter perioden.

Fagskolen Kristiania er underlagt Lov om høyere yrkesfaglig utdanning og plikter å tilby fagskoleutdanning av høy kvalitet og sørge for at fagskolestudentene får gode utdanningsvilkår. Opptak av undervisning vil bidra til at studenter kan se forelesningen på nytt for å repetere, og undervisningen blir enda mer tilgjengelig.

Retningslinjene gjelder for opptak eller direktestrømming av undervisning gjennom digitale løsninger, inkl. i klasserom. Et opptak eller en direktestrøm som ikke inngår i et undervisningsopplegg, faller utenfor disse retningslinjene.

Disse Retningslinjene adresserer personvernhensyn og rettighetspolitikk ved strømming og opptak av undervisning.

1. Opptak av undervisning ved helt eller delvis stengte skolebygninger

1.1 Undervisning der kun foreleser kan identifiseres

Studentene etterlyser og forventer at det legges ut opptak fra digital undervisning. Som hovedregel skal undervisning der kun foreleser kan identifiseres gjennom lyd/bilde tas opp og gjøres tilgjengelig for studentene.

Studentene må informeres så tidlig som mulig og i forkant av timeplanlagt undervisning, om det er gjort unntak fra at undervisningsøkten tas opp og tilgjengeliggjøres for studentene. Den enkelte faglige avdeling utarbeider føringer for håndtering av unntak fra hovedregelen tilpasset fagområdenes egenart og pedagogiske fundering.

Underviser samtykker selv til opptak ved å igangsette opptaket. Der undervisningen er en kombinasjon av forelesning og studentaktiviserende aktiviteter kan det tas opptak av de deler av økten der kun foreleser kan identifiseres gjennom at undervisningen deles i ulike sekvenser.

1.2 Opptak der det er krav om at det gjøres opptak av studentene

Undervisning der det er krav om at det gjøres opptak av studentene gjennom emneplaner, skal tas opp iht personvernforordningen art 6(1) nr e, jf Lov om høyere yrkesfaglig utdanning § 9 og § 15. Det skal gis informasjon til studentene om at:

At det tas opptak
Formålet med opptaket
Hvor opptaket blir lagret og evt delt
Hvor lenge opptaket blir lagret
Hvordan opptaket blir publisert
Hvem som har tilgang til opptaket

1.3 Opptak ved frivillig studentdeltakelse

Opptak av undervisning med frivillig studentdeltakelse skal tas opp om det er mulig å ivareta studentenes personvern gjennom at det gis informasjon om at studentene kan delta i undervisningsaktivitetene uten å dele lyd og/eller bilde med andre. Det må gis informasjon i forkant eller i begynnelsen av undervisningen om at studenter som ønsker å stille spørsmål underveis med lyd og/eller bilde eller chat-funksjonen blir en del av opptaket. Det må gis informasjon om at:

Det tas opptak av undervisningen og at alle spørsmål fra undervisningen blir en del av opptaket. De som ikke ønsker å bli en del av opptaket kan sende spørsmål på e-post eller det benyttes studentresponssystemer som anonymiserer spørsmålsstiller
Formålet med opptaket
Hjemmelsgrunnlag for behandlingen
Hvor opptaket blir lagret og evt delt
Hvem som har tilgang til opptaket
Hvor lenge opptaket blir lagret

Dersom opptaket skal brukes til andre formål enn å gjennomføre undervisning (læringsanalyse, kvalitetssikring, forskning mv), må det innhentes samtykke fra de som er med i opptaket.

Opptak der studenter kan identifiseres med lyd og/eller bilde kan tas opp hvis det vurderes at Fagskolen Kristianias sitt behov for å gjøre opptak er strengt nødvendig for å oppfylle formålet med utdanningen. Opptak av undervisningen må være egnet for å nå målet, nødvendig og proporsjonalt i fohold til personvernulempen for studentene. Studentene kan ikke pålegges å bli filmet uten at de på forhånd har blitt informert om dette.

2. Personvern ved direktestrømming og opptak av undervisning

Strømming og opptak av undervisning innebærer behandling av personopplysninger. Personopplysninger omfatter for eksempel både lyd- og bildeopptak av undervisere og studenter.

Denne Retningslinjen er utarbeidet med utgangspunkt i veiledende retningslinje fra Unit (Videoundervisning og personvern, av 19. mars 2020) og har til hensikt å sikre at personvernhensyn ivaretas ved digital undervisning samt strømming og opptak av undervisning i klasserom, og at løsningene som benyttes er i samsvar med personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven. Hvordan Fagskolen Kristiania behandler personopplysninger er beskrevet fagskolens personvernerklæring.

Retningslinjen gjelder for undervisning som ikke behandler særlige kategorier av personopplysninger (for eksempel helseopplysninger eller seksuell legning).

Det skilles mellom undervisningsformer som forutsetter at studenter deltar aktivt med innspill og undervisningsformer som kun gjør opptak av den som underviser.

Fagskolen Kristiania benytter ulik programvare for direktestrømming, opptak, og lagring av undervisning.

Dette betyr at denne programvaren kan ha tilgang til en rekke kategorier av brukerens personopplysninger: navn; IP-adresse; bruker-id; foto; Kristianias e-postadresser.

2.1. Formål med opptaket eller direktestrømmen

Ifølge GDPR art. 5(1)(b) skal personopplysninger samles inn for «spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål».

Fagskolen Kristiania er underlagt Lov om høyere yrkesfaglig utdanning og plikter å tilby fagskoleutdanning av høy kvalitet og sørge for at fagskolestudentene får gode utdanningsvilkår. Det overordnede formålet med å behandle personopplysninger i forbindelse med bruken av digitale undervisningstjenester, er å øke studentenes kunnskap. Formålet med opptaket, er å gjøre undervisningen tilgjengelig for studentene som er forhindret fra å følge nettundervisning i sanntid, eller i klasseromsundervisning.

Formålet kan beskrives i den digitale læringsplattformen som fagskolen bruker, og må være tydeliggjort for de personene som er med i opptaket eller direktestrømmen.

Dersom opptakene skal benyttes til annet formål (kvalitetssikring, forskning, læringsanalyse mv.), må̊ gjenbruk av opplysningene ha eget rettslig grunnlag, og gjenbruken må̊ være vurdert å ikke være uforenlig med det opprinnelige formålet med opptaket, jf. personvernforordningen, art. 5(1)(b) og art. 6(4). Alternativt må̊ det innhentes samtykke fra de som er med på̊ opptaket.

2.2. Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i opptak eller direktestrøm

Ifølge GDPR art. 6 for at behandling av personopplysninger skal være lovlig, må̊ behandlingen ha et gyldig behandlingsgrunnlag (lovhjemmel). Det rettslige grunnlaget bør oppgis sammen med formålet, se §1.1. Det er forskjellige behandlingsgrunnlag for behandling av personlig informasjonen til undervisere og til studentene.

2.2.1. For undervisere: arbeids- eller oppdragsavtale

Behandlingsgrunnlag for behandling av personopplysningene til undervisere som er ansatte i Fagskolen Kristiania i et opptak eller en direktestrøm er arbeidsavtalen og arbeidsgivers styringsrett, jf. art. 6(1)(b). Arbeidsavtalen og styringsretten gir arbeidsgiver anledning til å bestemme at ansatte skal gjennomføre undervisningen digitalt, jf. også GDPR art. 88.

Der det foreligger en avtale med en ekstern underviser hvor slik undervisning er en del av ytelsen, vil avtale være behandlingsgrunnlag, jf. art. 6(1)(b). Alternativt kan det innhentes samtykke. Eksterne undervisere kan samtykke til opptak ved å selv starte opptak.

Dersom opptaket skal legges ut åpent på internett (utenfor fagskolens undervisningsplattform, som krever pålogging for å se på opptak), kreves det alltid samtykke eller ytterligere avtale med underviser. Samtykkeskjema må fylles ut og samles inn/arkiveres.

2.2.2. For studenter: nødvendig for å gjennomføre en oppgave i allmennhetens interesse

Undervisning er en oppgave i allmenhetens interesse. Det er også nødvendig å ha dialog mellom studenter og undervisere i undervisningssituasjonen for å oppnå undervisningsformålet.

Allmennhetens interesse vil som hovedregel være det rettslige grunnlaget når det er nødvendig å behandle studentenes personopplysninger ved direktestrømming og opptak av undervisning både i klasserommet og digitalt. Behandling av personopplysninger som er nødvendig for å gjennomføre en oppgave i allmennhetens interesse er tillatt med hjemmel i GDPR artikkel 6(1)(e), med supplerende rettslig grunnlag i Lov om høyere yrkesfaglig utdanning § 9 om styrets ansvar, § 15 om læringsmiljø og § 17 om innholdet i utdanningen.

Samtykke skal som hovedregel ikke være et rettslig grunnlag for behandling av studentenes personopplysninger ved digital undervisning, med noen unntak. Opptak av nettundervisning som skal publiseres åpent på internett (utenfor fagskolens undervisningsplattform som krever pålogging for å se på opptak) krever samtykke fra alle som kan identifiseres via lyd eller bilde. Samtykkeskjema må fylles ut og samles inn/arkiveres.

Særlig om digital undervisning Med strømming av digital undervisning er det i utgangspunktet frivillig for studenter å delta med bilde, lyd eller video. Studenter velger disse innstillingene selv når de kobler seg på direktestrømmen, og kan når som helst endre dem.

I de tilfellene det er obligatorisk undervisning og det er et krav om at det gjøres opptak av studentene, er rettsgrunnlaget for å gjøre opptak personvernforordningen art. 6 (1)(e), jf. Lov om høyere yrkesfaglig utdanning §§ 9, 15 og 17. Det skal alltid vurderes i forkant hvorvidt det er nødvendig og hensiktsmessig at studentene deltar aktivt med innspill for å kunne oppnå formålet med undervisningen, eller om formålet også kan oppnås med et opptak av kun foreleseren. Hvis det ikke er nødvendig å ta opptak for å oppfylle studentenes rettigheter og fagskolens forpliktelser, skal det i utgangspunktet ikke gjøres. Er det obligatorisk, skal det ha klar sammenheng med læringsutbyttebeskrivelsene for emnet. Ved aktiv deltakelse må studentene få informasjon om at de selv bestemmer om de vil delta med lyd/bilde i undervisningen.

Hvis emnet har kun obligatorisk oppmøte, uten krav til aktiv deltakelse fra studentene, kan opptaket gjennomføres på tilsvarende måte som ved ikke-obligatorisk undervisning.

For å begrense inngrepet i studentenes personvern, bør det legges til rette for at studentene kan stille eventuelle spørsmål eller gi oppgavesvar til underviseren via en chattefunksjon, i stedet for å bli en del av opptaket ved lyd eller video. Det kan også legges ut videoforelesning som studentene har sett på forhånd, og så kan sesjonen i en digital løsning være et seminar hvor det ikke gjøres opptak.

Særlig om strømming og opptak i klasserommet. I tilfeller hvor undervisning i klasserom strømmes eller tas opp, vil fokus for kamera og mikrofoner være i tavleområdet. Dersom studenter skal presentere i tavleområdet, kan det ikke strømmes eller gjøres opptak uten skriftlig samtykke fra studentene. Hvis studenter beveger seg i tavleområdet eller prater mens strømming eller opptak pågår, kan de komme med i opptaket.

I klasseromsundervisning med strømming og/eller opptak, bør det legges til rette for at studentene kan stille spørsmål/delta i dialogen via chat eller andre skriftlige kanaler.

2.3. Opplysninger til studentene i undervisning

2.3.1. Digital undervisning via Zoom eller lignende

Det må gis informasjon i forkant eller i begynnelsen av forelesningen at alt som blir sagt i digital undervisning blir med på strømming/opptaket. Det må også gis informasjon om:

at fagskolen tar opptak, og at dersom de ikke ønsker å bli del av opptaket må de sende eventuelle spørsmål på e-post eller tilknyttet chat
at de kan skru av kamera, mikrofon og lyd.

2.3.2. I klasserommet

Det skal være tydelig merket ved inngangen og i klasserommet at undervisningen blir filmet hvis direktestrømming pågår i klasserommet. Det må også gis informasjon om:

at fagskolen tar opptak, og at dialog i klasserom under strømming/opptak kan komme med i opptaket

2.3.3. Generell informasjon for begge tilnærminger

formålet med opptaket eller direktestrømmen
hvor lenge opptaket blir lagret
hvor opptaket blir lagret, og eventuelt delt
hvem som har tilgang til opptaket
hjemmelsgrunnlag for behandlingen (se §1.2.2)

Informasjonen må gis i forkant av undervisningen, i læringsplattformen tilknyttet det aktuelle emnet, og foreleser bør minne studentene på at det gjøres opptak. Dersom et emne har flere undervisningsaktiviteter av samme karakter, for eksempel en forelesningsrekke, kan formålet beskrives felles for undervisningsaktivitetene som er like.

2.4. Lagring og sletting av opptak

Opptak publiseres som en læringsressurs på Canvas tilknyttet det aktuelle emnet og vil være tilgjengelig for alle studenter på det aktuelle emnet/kurset.

Undervisningsopptak hvor kun underviser kan identifiseres kan beholdes så lenge de har gyldighet faglig sett. Underviseren kan bestemme at undervisningsopptak der bare hun eller han kan identifiseres, lagres lenger. Hvis videoopptak er laget av underviser etter kontrakt (f.eks. for nettstudier), har fagskolen muligheten til å bruke/beholde den i samsvar med kontrakten.

Løsninger som brukes for lagring av opptak skal være risikovurdert og godkjent. Opptakene skal kun benyttes for å gjennomføre undervisning og vurdering med mindre annet er avtalt.

Opptak der studentene kan identifiseres med lyd eller bilde: Et opptak der studentene kan identifiseres skal slettes når formålet med opptaket er oppfylt som hovedregel er dette når emnet er avsluttet. Dette gjelder når utsatt eksamen er gjennomført, senest ved slutten av påfølgende semester. Unntaksvis kan opptaket lagres lenger av spesifikke grunner.

Etter oppbevaringsperiode kan opptak utleveres til offentlig arkiv for arkivformål i allmennhetens interesse, formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning. Behandlingen skal være omfattet av nødvendige garantier i samsvar med personvernforordningen artikkel 89 nr. 1.

3. Opphavsrett i digital undervisning

I henhold til rettighetspolitikken er det fagskolen som har eie- og bruksrettigheter for standardisert undervisningsmateriell, herunder opptak av forelesninger. Det finnes likevel et unntak i rettighetspolitikken for undervisningsmateriell som har et klart personlig preg.

Opptak av undervisning skal lastes opp i de kanalene som fagskolen har valgt. Videoene skal normalt ikke deles utenfor fagskolens kanaler uten at dette er godkjent.

Skal Fagskolen Kristiania legge ut opptak av undervisningen til annet formål enn undervisning og vurdering og/eller legge ut åpent på internett (utenfor fagskolens undervisningsplattform som krever pålogging for å se på opptak), må det inngås en skriftlig avtale med underviser (PDF) (gjenbruk av undervisningsmateriell).

Ved motstrid mellom disse retningslinjene og avtalen mellom underviseren og fagskolen, har avtalen forrang når det gjelder forhold spesifikt knyttet til opphavsrett.

Studenters opptak: Dersom studenter ønsker å gjøre egne opptak av undervisning må studenter som ønsker dette innhente samtykke fra underviser såfremt studenten ikke har fått innvilget opptak som del av tilrettelegging. Opptaket kan ikke distribueres i henhold til åndsverkloven. Opptaket kan kun være til eget bruk, og kan ikke deles med noen. Dersom studenter har et nødvendig behov for å dele opptak med medstudenter som ikke har hatt anledning til å delta i undervisningen, må samtykke innhentes fra underviser. I tillegg må det innhentes samtykke fra eventuelle medstudenter som er identifiserbare i opptaket. Opptaket kan ikke publiseres eller brukes på annen måte uten at dette er godkjent av underviser.

IPR retningslinjer for studenter ved Fagskolen Kristiania regulerer studentenes immaterielle rettigheter ved fagskolen. Hovedregelen for studentenes immaterielle rettigheter: Resultater og arbeid som skapes av studenter ved Fagskolen Kristiania er den enkelte students egen eiendom, og kan disponeres fritt slik studenten ønsker. Fagskolens utnyttelse av studentproduksjoner forutsetter avtale med den enkelte student eller etter unntak.

Informasjon om og samtykke til opptak av nettsamlinger