Gjennomføre et forskningsprosjekt

Innhold på siden:

↳ 1. Rammen for prosjektet

↳ 2. Administrativ prosjektetablering og rapporteringsrutiner

↳ 3. Avtaler og juridisk rådgivning 

↳ 4. Etablering av prosjektgruppen

↳ 5. Prosjektgjennomføring

↳ 6. Prosjektavslutning

Ansvarlig: Avd. forskningsadministrasjon og internasjonalisering; Publisert 30.11.2024 Sist oppdatert: 13.12.2024 

Når en søknad om forskningsfinansiering er innvilget, skal prosjektet gjennomføres i tråd med prosjektbeskrivelsen, inkludert akseptert budsjett.

• Prosjekteier (prorektor FoU/KU eller evt school ved dekan) har et overordnet ansvar for gjennomføringen av alle prosjektene.
• School ved dekan har et overordnet ansvar for kvaliteten i FoU/KU-prosjektene. Dette innebærer ansvar for å sikre at prosjektet gjennomføres i tråd med prosjektbeskrivelsen og at de faglige målene oppnås i prosjektet.
• Prosjektleder har ansvar for alle deler av gjennomføringen av prosjektet og rapporterer til finansieringskilden.
• Nærmeste leder av prosjektleder (instituttleder eller evt prodekan) ivaretar personaloppfølgingen av prosjektmedarbeiderne.
• Forskningsadministrasjonen understøtter schools og prosjektledere med forskningsadministrative oppgaver knyttet til prosjektopprettelsen, avtaleinngåelse, budsjettering og regnskapsrapportering.
• HR og økonomiavdelingen støtter med hhv rekruttering av prosjektmedarbeidere og regnskapsrevisjon.

1.2 Rutine for prosjektoppfølging

Avdeling forskningsadministrasjon og internasjonalisering har utarbeidet en detaljert rutine som viser oppgavefordelingen og tilhørende redskap. Rutinen ligger i Teamsrommet "Forskningsstøtte": Søknads- og prosjektoppfølging

1.3  Administrativ prosjektetablering og rapporteringsrutiner  

Når en forskningssøknad blir innvilget, skal prosjektleder umiddelbart orientere sin leder og forskningsadministrasjonen om tildelingen.

Prosjektet må etableres i Kristianias administrative systemer. Forskningsadministrasjonen oppretter en prosjektmappe og bestiller et prosjektnummer. Alle utgifter i prosjektet skal belastes dette prosjektnummeret. Prosjektet og rapporteringsfrister registreres i prosjektoversikten.

Prosjektleder oppretter prosjektet i NVA. Kommunikasjonsavdelingen støtter formidlingen av prosjektet.

Økonomiavdelingen registrerer endelig budsjett i økonomisystemet.

Eksportkontroll innebærer at visse varer, teknologier og tjenester ikke kan eksporteres fra Norge uten lisens utstedt av Utenriksdepartementet (UD). Begrensinger er lovbaserte og gjelder eksport til alle land. Få oversikt over regelverket her.

Forskningsvirksomhet kan innebære eksport av varer, teknologi, tjenester og kunnskap generelt. Kristianias forskere må sette seg inn i eksportkontrollregelverket.

Hvordan vet man om det man driver med krever eksportlisens?

Forskere må foreta en egenvurdering av om en vare, teknologi eller tjeneste krever eksportlisens. Hvilke varer som krever eksportlisens, er oppført i tre ulike varelister. Alle disse er vedlegg til eksportkontrollforskriften.

Vareliste I gjelder forsvarsmateriell, og omfatter våpen, ammunisjon, og annet militært utstyr.

Vareliste II gjelder flerbruksvarer, som i utgangspunktet er sivile varer, men som også har militære anvendelsesområder (dual use).

Vareliste III gjelder andre kritiske varer og teknologier, regnet som brytende eller framvoksende teknologier. Dette omfatter for eksempel varer og teknologier til produksjon av avanserte databrikker og kvantedatamaskiner. Listen vil bli utvidet i tiden fremover.

Du kan lese mer om varelistene og hvordan man søker om lisens her. Utenriksdepartementet kan også bistå med vurdering av om en vare, teknologi eller tjeneste er lisenspliktig. En slik vurdering kalles en produktvurdering.

I denne seksjonen:

↳ 3.1 Kontrakt med finansieringskilden

↳ 3.2 Kontrakt med samarbeidspartnere

↳ 3.3 Prosjektleder må avklare ansvars- og budsjettfordeling

↳ 3.4 Inngå samarbeidsavtaler

↳ 3.5 Oppdragsforskning

↳ 3.6 Inngå andre typer avtaler i forskningsprosjekter

↳ 3.7 Forankring og rett signatur

↳ 3.8 Kristianias juridiske navn

3.1 Kontrakt med finansieringskilden

Kristiania skal inngå kontrakt med finansieringskilden basert på endelig budsjett og prosjektbeskrivelse. Forskningsrådgiverne støtter prosjektlederne og juridisk rådgiver bistår evt. ved spørsmål og endringer. Prorektor FoU/KU (for School of Health Sciences: dekan) har et overordnet ansvar og signerer normalt avtaler til slutt.

3.2 Kontrakt med samarbeidspartnere

Forskningssamarbeid med eksterne parter skal være basert på gyldige avtaler. Prosjektleder må først orientere ledelsen i sin school om behovet for å inngå avtaler. Deretter tar prosjektleder kontakt med forskningsrådgiver eller forskadm@kristiania.no.

Hovedregelen er at Kristianias avtalemaler skal benyttes, der slike finnes.

3.3 Prosjektleder må avklare ansvars- og budsjettfordeling

Prosjektleder må forberede følgende for å kunne få juridisk støtte fra forskningsadministrasjonen:

• En kort beskrivelse av prosjektet og partenes ansvarsområder.
• Prosjektbeskrivelsen (versjonen som ble akseptert av finansieringskilden)
• Et oppdatert og kvalitetssikret budsjett (satt opp av Kristianias prosjektøkonom). Budsjettet bør være avklart med prorektor FoU/KU og evt. samarbeidspartnere iht. planlagte aktiviteter.
• Kontaktinformasjon til evt. samarbeidsparter.
• En plan for håndtering av samarbeidspartnere som ikke gjennomfører aktiviteter og leverer resultater som planlagt. 

3.4 Inngå samarbeidsavtaler

Ulike maler for samarbeidsavtaler (se lenker nedenfor) er utarbeidet, og vi skiller mellom bidrags- og oppdragsforskning. 

Bidragsforskning innebærer at:

• Prosjektfinansieringen er vanligvis mottatt etter en utlysning og i konkurranse med andre institusjoner.
• Forskeren står fritt til å bestemme forskningstemaet, målene, metodene, og utformer forskningsprosjektet.
• Kristiania kan bidra med egeninnsats som del av prosjektfinansieringen.
• Finansieringskilden krever ikke motytelser fra forskerne, utover det som står i utlysningen og stiller vanligvis ikke krav til immaterielle rettigheter knyttet til forskningsresultatene.

Last ned maler:

• Mal for bidragsforskning finansiert av Norges Forskningsråd (NFR)

For NFR-finansiert samarbeid mellom Kristiania og én eller flere andre parter, vil Kristiania bruke denne malen (basert på Forskningsrådets maler). 

Kristianias ansatte kan også bruke Forskningsrådets maler i andre sammenhenger. Ta kontakt med din forskningsrådgiver for videre avklaring. 

• Mal for bidragsforskning finansiert av EU

For EU-prosjekter finansiert under Horisont Europa (Actual Cost Grants and Lump Sum Grants), benytter Høyskolen Kristiania DESCA-malen.

• Mal for enkle bidragsprosjekter

Se mal for samarbeidsavtaler i enkle bidragsprosjekter. 

3.5 Oppdragsforskning

Kristiania kan påta seg oppdragsforskning som innebærer at:

• Forskningsaktiviteten utføres for en oppdragsgiver mot betaling.
• Oppdragsgiver utlyser normalt et konkret oppdrag og deltar i utformingen av prosjektet. Oppdragsgiver har rett til å endre, reklamere og avbestille prosjektet.
• Oppdragsgiver stiller klare krav til forskernes leveranse og krever immaterielle rettigheter knyttet til forskningsresultatene.
• Forskningsaktivitetene skal være fullfinansiert av oppdragsgiveren og betalingen til Kristiania må inkludere en rimelig fortjeneste.

Kristiania må følge Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer.  

Last ned maler for oppdragsforskning:

• Kristianias egen mal for oppdragsforskning skal brukes ifm. forskningssamarbeid med private aktører.
• Ifølge Kristianias rutiner og retningslinjer for oppdragsforskning skal school følge opp kontakten med oppdragsgiver. Prosjektleder har ansvar for utformingen og gjennomføringen av prosjektet. Kristianias forskningsadministrasjon understøtter budsjettering og avtaleinngåelse, prosjektopprettelse og regnskapsrapportering. Biblioteket understøtter publiseringen av prosjektrapporter.

3.6 Inngå andre typer avtaler i forskningsprosjekter

I tillegg til samarbeidsavtaler, kan det være behov for andre typer avtaler i et forskningsprosjekt. 

• Kristianias intensjonserklæring

I forbindelse med søknadsprosesser, kan det være nødvendig å bekrefte intensjonen om å delta i et prosjekt. Kristianias egen mal skal brukes.

• Databehandleravtaler

Når en ekstern leverandør behandler data som inkluderer personopplysninger på Kristianias vegne, må det inngås en databehandleravtale. Ta kontakt med din forskningsrådgiver etter at du har fylt ut denne sjekklisten. Utforming av databehandleravtalen krever støtte fra juridisk rådgiver.

• Samarbeidsavtale for ph.d. i næringslivet

Forskningsrådet har en egen finansieringsordning for ph.d. i næringslivet. Malen for samarbeidsavtale om ph.d. i næringslivet skal brukes i denne sammenhengen.

Dekan for School of doctoral studies støtter avtaleinngåelsen.

• Konfidensialitetsavtale (NDA)

Konfidensialitetsavtaler (også kalt fortrolighetsavtaler eller Non-Disclosure Agreement, NDA) kan brukes når du ønsker å dele informasjon med mulige samarbeidspartnere eller oppdragsgivere. Slike avtaler beskytter deg mot uønsket spredning eller misbruk av konfidensiell informasjon.

Ta kontakt med din forskingsrådgiver for å få juridisk støtte.

3.7 Forankring og rett signatur

Alle avtaler skal være forankret i ledelsen i school.

Alle juridisk bindende avtaler må signeres av prosjekteier som er prorektor FoU/KU (for School of Health Sciences: dekan).

Ikke-bindende avtaler signeres av school ved prodekan FoU/KU.

3.8 Kristianias juridiske navn

Høyskolen Kristiania - Ernst G. Mortensens Stiftelse.

Dersom kontrakten er engelskspråklig, kan «Kristiania University of Applied Sciences» legges inn etter det juridisk korrekte norske navnet. 

Når kontrakten med finansieringskilden er inngått, starter prosjektet. Prosjektleder har ansvar for alle deler av gjennomføringen av prosjektet, og at prosjektet gjennomføres iht søknad og kontrakt. Det innebærer også at prosjektet skal gjennomføres i tråd med lov- og regelverk, inkl. personvern, og med anerkjente forskningsetiske normer. Prosjektleder har også ansvar for kommunikasjon med partnere i prosjektet og med finansieringskilden ved endringer.

4.1 Ansettelse av prosjektmedarbeidere

Dersom prosjektfinansieringen inkluderer midler til stillinger som må besettes, må prosjektleder i dialog med HR og personalleder utarbeide en stillingsbeskrivelse for annonsering. Benytt bestillingsskjema for ansettelse.

Rekrutteringen skal følge vanlig ansettelsesprosess i Kristiania.

4.2 Oppstartmøte i prosjektet

Prosjektleder innkaller prosjektdeltakerne til et faglig oppstartmøte.

Forskningsrådgiver innkaller prosjektleder, personalleder og administrativ leder i school til et administrativt oppstartmøte. Det er etablert en administrativ rutine for prosjektoppfølging som viser (forsknings)administrative støttefunksjoner.

Innhold i denne seksjonen: 

↳ 5.1 Prosjektstyring og -rapportering

↳ 5.2 Oppfølging av prosjektmedarbeidere

↳ 5.3 Veiledning av stipendiater og postdoktorer

↳ 5.4 Faglige aktiviteter i prosjektet

5.1 Prosjektstyring og -rapportering

Prosjektleder leder gjennomføringen av et prosjekt, inkludert deler som evt gjennomføres av samarbeidspartnere i tilfellene der Kristiania er prosjektkoordinator.

Prosjektleder er ansvarlig for å holde forskningsrådgiver oppdatert på status og eventuelle endringer i prosjektet. Forskningsrådgiver og prosjektøkonom rapporterer månedlig til ledelsen i schools om status for alle prosjektene, inkl. prosjektøkonomien.

Prosjektleder rapporterer den faglige fremdriften i school og til finansieringskilden, og får bistand fra prosjektøkonomen med økonomirapporteringen.

5.2 Oppfølging av prosjektmedarbeidere

Personalleder (instituttleder eller evt prodekan) har ansvar for prosjektmedarbeiderne og for å avholde medarbeidersamtaler. Kristianias forskningsetiske retningslinjer inkluderer et avsnitt om dobbeltroller og habilitet i forskningsprosjekter.

5.3 Veiledning av stipendiater og postdoktorer

Hvis doktorgradskandidater inngår i prosjektet, skal disse ha hoved- og biveileder.

Postdoktorer skal ha en karriereplan og veiledes av prosjektleder.

5.4 Faglige aktiviteter i prosjektet

Informasjon om datainnsamling, -analyse og -lagring finnes her

Informasjon om vitenskapelig publisering og dokumentasjon av resultater finnes her

Informasjon om støtte ifm forskningskommunikasjon rettet mot offentligheten og anvendelse av resultater (lenke kommer)

I denne seksjonen: 

↳ 6.1 Prosjektavslutning

↳ 6.2 Datasletting/lagring

↳ 6.3 Sluttrapport og regnskap

↳ 6.4 Lagring og formidling av resultatene

↳ 6.5 Administrativ avslutning

↳ 6.6 Nye prosjektmuligheter

6.1 Håndtering av midlertidig ansatte prosjektdeltakere

Personalleder har ansvar for å ivareta midlertidig ansatte i prosjektene. Personalleder skal i god tid før prosjektslutt gå i dialog og planlegge muligheter for videre intern ansettelse eller veilede om eksterne karrieremuligheter.

6.2 Datasletting/lagring

Prosjektleder har ansvar for å sikre sletting eller evt anonymisering og forsvarlig lagring av forskningsdata i tråd med kravene fra godkjennende myndigheter og finansieringskilder.

6.3 Sluttrapport og regnskap

Avslutningsvis i et prosjekt skal prosjektleder rapportere resultater og regnskapet til finansieringskilden. Prosjektleder er ansvarlig for å skrive sluttrapport.

Rapporter ifm oppdragsforskning skal publiseres som del av Kristianias rapportserie. Ta kontakt med biblioteket.

Dersom finansieringskilden ikke godkjenner sluttrapporten eller holder tilbake utbetaling av midler, har prosjektleder og schools forskningsledelse ansvar for å følge opp kravene fra finansieringskilden.

6.4 Lagring og formidling av resultatene

Alle forskningsresultatene skal være registrert i NVA ved prosjektslutt. Prosjektleder skal orientere Avd. forskningskommunikasjon og innovasjon eller forskningsrådgiver dersom det foreligger spennende resultater som er egnet som nyhetssaker eller for annen oppmerksomhet.

6.5 Administrativ avslutning

Prosjektleder skal melde prosjektet som avsluttet til SIKT og evt. REK, og alle anmerkninger skal være svart ut.

Forskningsrådgiver og prosjektøkonom følger opp evt. sluttbetaling fra finansieringskilden og at prosjektet avsluttes i Kristianias administrative systemer.

6.6 Nye prosjektmuligheter

I løpet av prosjektperioden kan det oppstå spennende resultater eller muligheter som kan føre til nye prosjektsøknader eller som gir grunnlag for anvendelse i praksis eller for innovasjoner. Tenk gjerne på dette før nåværende prosjekt tar slutt.

Kontakt forskningsrådgiver for råd om videre finansieringsmuligheter.