Hva ledere kan gjøre for å gjøre medarbeidere mindre stressa

KRISTIANIA VERKTØYKASSE: Stresshåndtering

Gode ledere engasjerer seg i sine medarbeidere, og ser når stressnivået blir for høyt. Her er ti konkrete tips som kan bidra til å redusere stress blant dine medarbeidere:

1) Skaff deg oversikt over oppgavene hver enkelt medarbeider jobber med. Gi hjelp til å prioritere mellom dem.

2) Se på oppgavene til den enkelte og del dem inn i tre kategorier: a) Hva er må-oppgaver, b) Hva er kan-oppgaver og c) Hva er favoritt-oppgaver.

3) Sett a, b, eller c foran listen med oppgaver den ansatte har, og vær tydelig på hva du som leder mener er må-oppgaver i travle perioder. Velg bort alt annet om medarbeideren er i ferd med å bli syk av arbeidsmengden.

4) Innfør e-regler der det lar seg gjøre: Alt som kan forstyrre i arbeidet i travle perioder, skal kunne slås av på bestemte tiden i løpet av en arbeidsdag. Eksempel: Mellom klokken 0800 – 11 gjelder følgende regler for medarbeideren: Interne chatte- og meldingsprogrammer skal slås av. Outlook skal bare svares på en gang i timen istedenfor fortløpende. Telefoner kan kobles mot svarer eller sentralbord. Er det viktig, gir de beskjed. Skilt ved pulten: Ikke forstyrr! Her skal det kun jobbes med prioriterte arbeidsoppgaver.

5) I noen uker nå starter ingen på avdelingen dagen sin med å lese aviser, epost, interne møter eller med kaffeslabberas med kolleger. Vi starter alle samtidig, og med de viktigste og mest krevende oppgavene på prioriteringslisten til den enkelte utføres først på dagen. Det er stilletid på kontoret. Dette gjør et bestemt tidsrom på dagen til avdelingens mest produktive timer, og gir samtidig den ansatte en mulighet til å vinne tilbake kontrollen over arbeidsoppgavene sine.

6) Sørg for at det er god mat og drikke tilgjengelig i lokalene, slik at folk kan spise godt og være til stede. Sett frem frukt og grønt og sørg for at kaffemaskinene virker. Unngå søtsakene som får blodsukkeret til å svinge opp og ned i løpet av dagen. Det blir folk bare mer trøtt av.

7)  En solid innsats krever belønning. Husk å belønne folkene i hverdagen etter en solid innsats. Husk at den gylne regel når det gjelder stress er å fokusere på alt som er gjort i løpet av dagen. Ikke på alt som gjenstår. Bygg opp under mestringsopplevelsene når du er leder.

8) Ha en klar plan for ekstra ressurser som kan tilkalles og som er kjent for alle. Hva gjør vi om vi får en ekstra kunde, eller om det kommer en sykemelding? Er de ansatte kjent med at det finnes en plan, vil de oppleve at du har kontroll.

9) Var det noe vi ikke fikk gjort i dag? Vær tydelig på at det er helt greit å melde fra til deg som leder om det er noe den ansatte ikke rekker å få gjort. Et godt og trygt team spiller med åpne kort. Kommer vi ikke i mål, er det et felles ansvar. Vi deler våre seire. Og vi støtter når det trengs.

10) Lær deg symptomene på stress hos dine medarbeidere: a) hodepine, b) vedvarende smerter i muskulatur og skjelett, c) søvnproblemer (vanskelig for å sovne, våkner ofte i løpet av natten, eller våkner alt for tidlig), d) irritabel, e) deprimert (klarer ikke se løsninger på noe).

Referanse:

Artikkelen er redigert utdrag av et blogginnlegg som er publisert i Kjetil A. Vedøys fagblogg om HR og ledelse 1. februar 2020.

Foto: Stress på jobben er et lederansvar. Illustrasjonsfoto. Photo by Thomas Lefebvre on Unsplash.

Tekst: Høyskolelektor Kjetil A. Vedøy, Institutt for ledelse og organisasjon ved Høyskolen Kristiania.