Hvordan strategisk HRM kan spille en hovedrolle i din organisasjon

FAGLIG PERSPEKTIV: Strategisk HRM i et systemisk perspektiv

Det er mange kunnskapsperspektiv i strategisk HRM. Her utdyper vi det systemiske perspektivet på strategisk HRM.

Strategisk HRM i organisasjoner er en prosess som skal sørge for at ledelsen er i stand til å takle de eksterne endringer som påvirker organisasjonen, slik at de kan takle uventede hendelser. Dette påvirker de indre aktiviteter i organisasjoner, og kan skape både fokus og retning.

Kontinuerlige endringer

Endringstakten og turbulensen i organisasjoners omverden har blitt så stor at det er umulig å forutsi hva som dukker opp rundt neste sving. Å styre organisasjoner er billedlig som å styre en båt i opprørt hav. Det man da trenger er både radar og kommunikasjonssystem, samt kompetente personer som kan anvende utstyret.

Det samme er det med organisasjoner, selv om virkemidlene er litt annerledes enn på en båt i opprørt hav. Man må ha noen slakke ressurser, dvs. noen funksjoner må være ekstra godt dekket med utstyr og folk for å kunne takle uventede hendelse, så man ikke er nødt til å lukke organisasjoner og samfunn ned.

Kan dempe følelsen av kaos

Den økte eksterne og interne kompleksiteten for organisasjoner fører til at de som skal lede organisasjoner, har en stadig økende følelse av å lede i permanent kaos. 

Strategisk HRM kan dempe følelsen av kaos ved å tilby noen verktøy for å kunne styre i opprørt hav. For at dette skal være mulig, er det avgjørende at ledelsen og de som utdanner seg til ledere i organisasjoner behersker begrepene, konstruktene, modellene, teoriene, metodene og prosessene for strategisk HRM.

• Lyst på faglig påfyll?: Master i Strategisk HR

Ledelsesverktøy i strategisk HRM

Strategisk HRM er orientert mot to hovedprosesser:

1. Å tilpasse organisasjoner til endringer i omverdenen.
2. Å være delaktig i å skape organisasjonens fremtid.

Strategisk HRM er eksternt orientert i forhold til organisasjoner, selv om implikasjonene ofte kan bli interne.

Filosofien vi legger til grunn for strategisk HRM i et systemisk perspektiv, tar utgangspunkt i at organisasjonen er et system som er vevd inne i stadig større og videre system.

Systemisk tenkning relatert til strategisk HRM er opptatt av følgende prosess: Våre grunnleggende erfaringer former vår forståelse av vår identitet. Denne identiteten påvirker utviklingen av de relasjoner vi inngår i. Disse relasjonene opprettholdes og utvikles gjennom våre forestillinger.  Forestillingene former vår forståelse av sammenhengene.  Denne forståelsen av deler og helhet gir så føringer for vår fleksibilitet, som i sin tur påvirker våre erfaringer. 

Denne helhetlige prosessen er det kunnskapsmessige ledelsesgrunnlag som vår forståelse av strategisk HRM i organisasjoner baserer seg på. Fokus i systemisk tenkning er er hvordan de enkelte organisasjoner inngår i stadig større helheter. Systemisk tenkning er altså opptatt av å forstå sammenhenger, mønstrene og helheten.  

Strategisk HRM kan bidra til innovasjon

Strategisk HRM i organisasjoner skal sørge for at organisasjonen til enhver tid er på høyde med endringer i organisasjonens omverden. For å få til det, må ledelsen igangsette prosesser som kan identifisere endringer og igangsette handlinger som kan tilpasse organisasjonen slik at det takler endringene i omverden.

Paradokset er selvsagt at de handlinger som iverksettes, fører til interne endringer i organisasjonen. Det øker kompleksiteten ytterligere for de som blir berørt.  Dette er en sirkulær prosess, dvs. endringer fører til nye endringer, som påvirker det man skulle tilpasse seg.  I mange sammenhenger vil de endringer som igangsettes internt for å takle eksterne endringer, føre til innovasjon. Med innovasjon mener vi her det som oppleves som nytt for den/ de som tar det i bruk. 

Innovasjonene i organisasjonen kan være av ulike typer, på ulike nivå og av forskjellige dybder. Eksempler på typer av innovasjoner i organisasjoner er: organisatoriske innovasjoner, administrative innovasjoner, teknologiske innovasjoner, produktinnovasjoner, produksjonsprosess-innovasjoner, serviceinnovasjoner og institusjonelle innovasjoner. 

Et konkret eksempel på en administrativ innovasjon i organisasjoner er New Public Management. Et konkret eksempel på organisatoriske innovasjoner i organisasjoner er prosessorganisering. Eksempler på teknologiske innovasjoner i organisasjoner er utallige.  Nye teknologiske innovasjoner i organisasjoner fører ofte, om ikke alltid, til at nye yrkesgrupper og til og med nye profesjoner entrer organisasjonene.  Et konkret eksempel på institusjonelle innovasjoner er nye lover, som innfører helt nye spilleregler i en bransje.

Strategisk HRM skal takle endringer

Strategisk HRM er en prosess som skal sette organisasjoner i stand til å takle endringer.  Dette kan være kulturelle endringer, strukturelle endringer, endring i ressursbruk, nye innovasjoner, beredskapskapasitet for ulike scenarier, organiseringskapasitet osv.

Strategisk HRM er dermed å betrakte som kart og kompass for å kunne ta de riktige avgjørelser og stake ut kursen for organisasjonen. På denne måten er strategisk HRM en integrert del av ledelsens betraktningsmåte, ikke en separat del skilt ut fra en leders jobb.

De som tenker strategisk, relaterer hele tiden organisasjonen til den omverden det er en del av, for å skape og opprettholde endringstakten (se Mische, 2001).Samtidig prøver den strategiske tenker å påvirke omverden slik at organisasjonen kan være med å skape sin egen fremtid (se Ackoff, 1981; Begun & Heatwole, 1999).

Hovedprosessene i strategisk HRM blir dermed kontinuerlige endringsprosesser og vurdering av omverden, samt tilpasning til omverden og utvikling av organisasjonens fremtid. På denne måten blir strategisk HRM en hovedfunksjon for ledelsen av organisasjoner.

Strategisk HRM utvikler organisasjonens hensikt

Strategisk HRM handler også om å utvikle visjon og mål for organisasjonen. Denne del- prosessen i strategisk HRM blir også omtalt som strategisk planlegging. I strategisk planlegging utvikles visjonen, målene og den ønskede fremtid for organisasjonen.  Resultatene av strategisk planlegging er en plan for hvordan målene skal nås. Strategisk planlegging og strategisk HRM er derfor begreper som er nært relaterte, men likevel distinkte. 

Når organisasjoner utvikler en konsistent adferd har den en strategi som den følger.  Strategien er det kartet som organisasjoner følger i en omverden som har stor grad av kompleksitet. Kompleksiteten i omverden er identifisert, analysert og vurdert i aktiviteter som inngår i strategisk HRM.

Hva strategisk HRM IKKE er

Strategisk HRM er ikke en øvelse lederen setter på dagsorden en eller to ganger pr. år for å løse noen av organisasjonens problemer.  Det er en langsiktig og kontinuerlig endringsprosess, som ofte kan ta flere år før den er blitt en del av systemets kultur.

 Strategisk HRM er heller ikke et knippe av verktøy som benyttes for å analysere organisasjonens omverden, for så å presentere resultatene for ledelsen, og de ansatte.  Man trenger selvsagt verktøy for å foreta analysene, men verktøyene og de resultatene man kommer frem til, er ikke strategisk HRM.  Hvis strategisk HRM blir oppfattet som et sett med verktøy som skal benyttes for å utvikle en strategisk plan, så er strategisk HRM i organisasjoner dømt til å mislykkes.

Strategisk HRM er altså verken en årlig øvelse eller et knippe med teknikker.  Det er en betraktningsmåte hvor man riktignok benytter ulike verktøy for å samle inn informasjon og dermed være i stand til å skape kunnskap i relasjon til de mål organisasjonen har satt seg.

Strategisk HRM i et globalt perspektiv

De lover og endringer som myndighetene har iverksatt de siste 40 år i den globale økonomien har fokus på kostnadskontroll, kvalitetsforbedringer, kompetanseutvikling, innovasjon og produktivitetsforbedringer.  Disse størrelsene støtter ikke alltid opp om hverandre.  Bedre kostnadskontroll gir ikke nødvendigvis økt kvalitet.

Ledelsen av organisasjoner må betrakte nye lover og vedtak fra myndighetenes side som en del av sin omverden, som de må forholde seg til.  Lover og regler er en del av den informasjonsstruktur som omgir organisasjonen. Strategisk HRM skal bla. hjelpe organisasjoner med å tilpasse seg myndighetenes endrede rammevilkår. Samtidig er strategisk HRM en måte å forholde seg til omverden på. De prosesser og aktiviteter som inngår i strategisk HRM skal være med å skape den ønskede fremtid for organisasjonen.  Derfor er påvirkning av beslutningstakere i det større system, bla. myndighetene, en del av de aktiviteter som inngår i strategisk HRM.       

Det er organisasjonens relasjon til det større systemet det inngår i, som alltid er i fokus i strategisk HRM, sett fra et systemisk perspektiv. Den overordnede planlegging og policy fra myndighetenes side blir derfor en prosess som organisasjonens ledelse må identifisere, analysere, påvirke og til slutt tilpasse seg.  For å lykkes i en slik prosess, er det viktig at ledelsen involverer de sentrale aktørene som er delaktige i organisasjonens kjerneprosesser, dvs. det organisasjonen er designet for å gjøre.

Strategisk HRM er en ledelsesfilosofi

Strategisk HRM, forstått på denne måten, er et sett av aktiviteter som inngår i noen bestemte hovedprosesser. Strategisk planlegging kan betraktes som en av disse aktiviteter.

Et viktig poeng i strategisk HRM er at noe av kunnskapen som benyttes i beslutningsprosesser er eksplisitt og kan kvantifiseres.  Annen kunnskap er imidlertid taus og kan pr. definisjon ikke kvantifiseres. Det er derfor viktig at ledelsen fullt ut forstår distinksjonen mellom ulike typer taus kunnskap og eksplisitt kunnskap.

Taus kunnskap er vanskelig å overføre til andre som informasjon. Taus kunnskap kan også være en størrelse som gjør at strategien blir vanskelig å implementere, fordi førstelinja føler at beslutningene ikke er basert på den nødvendige kunnskap, som er avgjørende for å utføre kjerneaktivitetene i organisasjonen.

Fra et systemisk perspektiv er strategisk HRM en betraktningsmåte, en helhetlig ledelsesfilosofi, ikke ett sett med verktøy. Det er definitivt ikke en samling av dokumenter utarbeidet av konsulenter. Strategisk HRM har derimot et sett av verktøy til sin disposisjon, for å identifisere og analysere omverden.  Det er avgjørende å foreta en distinksjon mellom en betraktningsmåte og de verktøy som inngår i denne betraktningsmåten. Hvis ledelsen ikke klarer å foreta denne distinksjon, så forfaller strategisk HRM til byråkratiske øvelser, med en samling av dokumenter som resultat.

Strategisk HRM er øyet mot fremtiden

Strategisk HRM er en involveringsfilosofi, som forutsetter at alle ansatte i organisasjonen tenker som om de var en leder.  Det å ha et blikk for fremtiden, å være ”øyet mot fremtiden” er en vesentlig del av strategisk HRM.

Det at hver ansatt tar denne funksjonen alvorlig, uansett hvilken omverden de forholder seg til, vil kunne være avgjørende for organisasjonens fremtid. Organisasjonens visjon utvikles nettopp i denne prosess hvor man ser fremover og skaper en drøm om en ønsket fremtid for seg selv og for sin arbeidsplass.

Å tenke strategisk er konstant å tenke i fremtidige scenarier og forholde seg til de ulike fremtider som disse scenarier viser. Scenariene åpner dører til mulige fremtider, og lukker dører til andre fremtider.  Det som utvikles som et scenario i dag kan bli den virkelighet organisasjonen forholder seg til i morgen.  

Å tenke strategisk er for å benytte en analogi fra bilkjøring, å se i speilet (historien), følge med på instrumentene (her og nå), og se fremover på veien og til sidene (scenarier).  Det er denne interaktive prosess hvor fortiden, nåtiden og en ønsket fremtid integreres, som utgjør strategisk HRM i et systemisk perspektiv. 

Å tenke strategisk vil si å ha en visjon om fremtiden. Strategisk planlegging derimot er å svare på spørsmålet: Hvordan skal vi nærme oss denne ønskede fremtid. På denne måten blir strategisk tenkning og strategisk planlegging viktige forutsetninger for strategisk HRM i organisasjoner.

Referanse:

Denne formidlingsartikkelen beskriver filosofien som ligger til grunn for Høyskolen Kristianias Masterprogram i Strategisk HR. Artikkelen er skrevet for Kunnskapsmagasinet Kristiania og første gang publisert 24. juni 2020.

Foto: Øye for fremtiden. Strategisk HRM skal bidra til å skape en fremtid for organisasjonen. Illustrasjonsbilde. Photo by Drew Beamer on Unsplash.

Tekst: Professor Jon-Arild Johannessen, Institutt for ledelse og organisasjon ved Høyskolen Kristiania.