Ti råd for å ta imot nye medarbeidere

KRISTIANIA VERKTØYKASSE: Hvordan ta imot nye medarbeidere (onboarding)

Påmønstring av nye medarbeidere (onboarding) handler om å gi nyansatte en opplevelse av å føle seg velkommen, oppleve trygghet, mestring og støtte, og slik bli en del av fellesskapet ditt. Det har altså en del til felles med det å invitere en ny gjest hjem til deg.

Virksomheter som investerer i programmer for å ta imot nye medarbeidere, har ofte to mål for et vellykket program:

1. Virksomheten ønsker at ansatte skal bli kjent med organisasjonen og de som jobber der. Det bidrar til at nyansatte raskere blir produktive og kan gi sine bidrag til virksomheten.
2. Et godt påmønstringsprogram sikrer at den ansatte får gode mestringsopplevelser og føler seg nyttig i virksomheten.

Kritisk fase – for virksomheten og den ansatte

Oppstartfasen i en ny virksomhet er ikke bare en sårbar fase for den ansatte, men også for virksomheten. En nyansatt som opplever at virksomheten ikke har forberedt seg på at hun skal begynne i jobben, for eksempel ved at nøkkelkort, kontorplass eller opplæring ikke er på plass, kan lett få en følelse av å ikke være velkommen på den nye arbeidsplassen. Eller hun kan få inntrykk av at virksomheten er preget av rot og dårlig planlegging.

Din nye medarbeider har nettopp vært igjennom en rekrutteringsprosess der hun har utkonkurrert mange andre kandidater for å få denne stillingen. Hvis hun ikke opplever å bli godt tatt imot i den nye jobben, er hun tilbøyelig til å se seg om etter en bedre arbeidsgiver.

Det er 69% større sannsynlighet for at en ansatt som deltar i et organisert påmønstringsprogram, fortsetter i virksomheten opp til tre år, enn en ansatt som ikke deltok i et slikt program. (Bauer, 2010).

Flytt ansvaret opp i organisasjonen

Det beste prinsippet en organisasjon kan følge i et påmønstringsprogram, er det såkalte «bestemor»- eller «bestefar»-prinsippet. Det betyr at den som er ansvarlig for å ta imot den nye medarbeideren, ikke er nærmeste lederen, men en «besteforelder» til kandidaten. Det kan for eksempel være sjefen til nærmeste leder, administrerende direktør eller annen overordnet leder.

Prinsippet om å løfte ansvar opp i organisasjonen har minst 3 fordeler.

A) Organisasjonen sikrer at kandidaten har et sted å gå dersom han eller hun ikke er fornøyd med hvordan hun blir tatt imot i avdelingen, eller kontakten med sin nærmeste leder.

B) Besteforeldreprinsipp sikrer at en ansvarlig leder kan sjekke kvaliteten på det onboardingsarbeidet de ulike mellomlederne utøver. Siden det å rekruttere og lære opp nyansatte i en virksomhet er både en stor kostnad og innebærer en viss risiko, er det fornuftig at det noen sjekker kvaliteten underveis i programmet. Når innkjøringen av de nyansatte er avsluttet, er det for sent å gjøre noe med det.  

C) For det tredje sender dette et signal til kandidaten at det å ta imot akkurat deg, har en svært høy prioritet i organisasjonen.

Ti råd for en vellykket oppstart

1. Når du skal lage eller videreutvikle et program for å ta imot nye medarbeidere, kan du vinne mye på å intervjue de som nylig har begynt å jobbe for virksomheten. Spør dem om deres opplevelser da de startet. Hvordan føltes det å være ny her? Hvordan ble de tatt imot? Hva var bra? Hva savnet de? Hva kunne vært bedre?
2. Lag en oversikt over de formelle reglene som gjelder i virksomheten. Det kan være regler som omhandler HMS, taushetsplikt, personalregler, reiseregler, personvern og datasystemer. Også formelle retningslinjer og vedtatte verdier og mål for virksomheten må dere ta med her. Hva er våre verdier? Hvilken plass har kundene og deres ønsker i dette selskapet? Hva er vår ledelsesfilosofi? Hvilke forkortelser og sjargong trenger du som ansatt å kjenne til for raskt å kunne delta i samtaler og møter i organisasjonen.
3. Bestem deretter hvordan dere vil lære bort dette til den nyansatte. Skal dere arrangere internkurs? E-læringsprogrammer, Person-til-person-opplæring? Egenopplæring?
4. Lag en oversikt over hvilke verdier og holdninger den nyansatte skal bli eksponert for i starten, og kartlegg hvilke avdelinger og ansatte som i dag er de beste eksponentene for disse verdiene og holdningene. Husk at de første dagene og ukene er svært formative, og nyansatte suger raskt til seg all informasjon som omhandler temaet «slik gjør vi det her».
5. La den nyansatte få vise hva han eller hun kan, slik at mestringsopplevelsene og mestringsfølelser raskt blir assosiert med den nye arbeidsplassen.
6. Gi tydelig informasjon til alle ansatte om hva en påmønstringsprosess er, hvor lenge den varer og hvem som deltar.
7. Programmet bør strekke seg over minst et par uker.
8. Mobiliser de mest erfarne og de som representerer ønsket kultur og verdier til å bidra noen timer hver sammen med den nyansatte i løpet av disse ukene.
9. Lag en plan for hyppige (og positive) tilbakemeldinger til den nyansatte. Det du ikke planlegger, får du ikke tid til. To uker går fort!
10. Forbered resten av organisasjonen på at det kommer en ny ansatt. Send ut e-post med en overordnet CV, og minn på hva hver enkelt kan bidra med.

Referanser:

Talya N. Bauer (2010): Onboarding New Employees: Maximizing Success. SHRM Foundation’s Effective Practice Guidelines Serie.

Artikkelen er publisert som kommentarartikkel i Dagens Perspektiv 20. mars 2020 under vignetten «Ideer & Innsikt».

Tekst: Høyskolelektor Kjetil A. Vedøy, Institutt for ledelse og organisasjon ved Høyskolen Kristiania.

Foto: Lag en plan for hvordan du tar i mot nye medarbeidere, skriver Kjetil A. Vedøy. Illustrasjonsbilde. Thanks to ThisisEngineering RAEng for sharing their work on Unsplash.