Fire små fortellinger om hvordan kommunikasjon kan endre organisasjoner

Mennesker handler på bakgrunn av sosial respons, slik den kommer til uttrykk i belønningssystemer, verdiene, reglene og holdningene i kulturen. Det gir kommunikasjon en nøkkelrolle i alle organisasjoner.

I boken «Communication as Social Theory: The Social Side of Knowledge Management» (2021) presenterer jeg en ny teori om hvordan kommunikasjon kan endre sosiale systemer.

• Les også: Ti prinsipper for kriseledelse

I arbeidet med å utviklet teorien, har jeg tatt utgangspunkt i andres empiri, konseptualiserer denne, abstraherer og viser ved rammeverk, modeller og mini-teorier hvordan fenomenet/problemet kan fortone seg. 

Det er en metode som gjør det mulig å bruke historien og nåtiden til å forstå hvordan sosiale mekanismer kan påvirke atferden her og nå. 

I denne formidlingsartikkelen har jeg valgt å presentere teorien gjennom fire små fortellinger (case-brev) som viser noen aspekter av teoriens praktiske konsekvenser.

• Les også: Hvordan forberede oss på sorte svaner?

Casebrev 1: Vi skaper sammenhenger som ikke eksisterer (punktuering)

Begrepet punktuering betyr at vi setter punktum på et bestemt tidspunkt, og kaller dette for en årsak. Det gjør vi ut fra klare motiv. Vi skaper dermed en kausalitet som ikke eksisterer. Vi står da fritt til å diskutere virkningen av den årsaken vi selv har skapt gjennom punktueringsprosessen.

Billedlig forstått kan du se for deg en sirkel som vi deler i små biter. Så tar vi én bit av sirkelen og bretter den ut til en rett linje. På denne måten får vi en kunstig begynnelse og en kunstig slutt. Denne begynnelsen og slutten finnes selvsagt ikke i sirkelen, men gjennom punktueringen skaper vi denne sammenhengen. 

Praktisk konsekvens: Falske nyheter og fokus på årsak i samfunnsvitenskapen kan sies å ha sin opprinnelse i punktuering.

• Les også: Farene ved falske nyheter

Casebrev 2: Tilbakemelding, terskelverdi og tidsetterslep

All kommunikasjon er basert på en grunnleggende forståelse av forskjeller.  Det er få friske personer som ville blande sammen ordet fisk med en levende fisk.  Friske personer forstår denne elementære forskjellen. 

Derimot ser det ut til å være vanskeligere å forstå forskjeller som ikke er like opplagte.  Når vi legger hånden på en varm plate, går det litt tid før signalene når hjernen vår, og vi trekker hånden bort fra platen. Det er forskjellen i tid fra vi legger handa på plata til vi trekker den til oss, som kan hjelpe oss å begrense skaden.  Prøv å tenke at denne forskjell i tid er ti sekunder, ti minutter osv.  Jo lengre tid det tar, jo mer katarofalt blir utfallet for den enkelte. Tenk deg at signalene fra f.eks. naturen er der, men terskelverdien ennå ikke er overskredet, slik at vi ikke foretar oss noe for å avverge situasjonen.  Hvis vi venter med å handle til terskelverdien er overskredet, kan det være vanskelig å handtere situasjonen som er oppstått.  Tilbakemeldinger, terskelverdi og tidsetterslep er avgjørende størrelser i en kommunikasjons-strategi for å forstå sammenhenger og få til endringer.

Praktisk konsekvens: For å komme til inngrep med tidsetterslep,tilbakemelding og terskelverdi, kan vi bygge ut tidlige varslingssystem i alle sosiale system.

• Les også: Hvordan blir fremtidens arbeidsliv?

Casebrev 3: Det du ikke sier, skaper også mening

Informasjon og relasjoner er viktige størrelser i et budskap.  Poenget her er imidlertid at også den informasjonen du ikke gir, kan tillegges stor mening for den andre og føre til store konsekvenser. 

Den unnskyldning man ikke gir, eller den telefonsamtale man ikke tar til sin far på hans 60 års dag, kan gi stor mening til ham, og føre til store konsekvenser.  Den informasjon man ikke får, kan føre til store konsekvenser.

Praktisk konsekvens: Lederens manglende tilbakemelding er også en tilbakemelding for den enkelte ansatte.  Lederen som ikke evner å se den enkelte medarbeider, har ikke forstått at kan resultere i svakere eller sviktende prestasjoner fra de ansatte.

• Les også: Fem typer kompetanse for fremtiden

Casebrev 4: Meta-kommunikasjon rammer inn budskapet

Hvis to hunder leker, sender konteksten ut en markør, som sier dette er lek.  Hvis noen kaster inn et saftig kjøttbein til hundene, så signaliserer konteksten ganske øyeblikkelig at dette ikke lenger er lek, men blodig alvorlig.  Hvis den ene hunden ikke oppfatter kontekstmarkøren, kan det ende riktig ille. 

Det samme skjer også i kontekster hvor mennesker opererer.  Metakommunikasjon rammer inn budskapet og gir de ytre rammer for konteksten.  Disse rammer vil eksistere så lenge konteksten ikke endrer seg. 

Praktisk konsekvens:  Den som ikke forstå metakonteksten, blir fort tilsidesatt som irrelevant.

Referanse:

Jon-Arild Johannessen, (2021): Communication as Social Theory: The Social Side of Knowledge Management. Emerald Points.

Tekst: Professor Jon-Arild Johannessen, Institutt for ledelse og organisasjon ved Høyskolen Kristiania.

Foto: Kommunikasjon kan endre organisasjoner. Illustrasjonsbilde. Photo by Charles Forerunner on Unsplash.