Seks tips til ledere for å takle høyt sykefravær

KRISTIANIA VERKTØYKASSE: Kriseberedskap 

Vinteren vi går inn i, preges av faren for skyhøyt sykefravær. Divisjonsdirektør Johan Georg Torgersen i Helsedirektoratet og direktør Elisabeth Aarsæther Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) bekrefter at bedrifter må regne med at sykefraværet øker betydelig. Dermed bør bedriftene ta høyde for å håndtere drift med redusert bemanning.  

Det gjelder både medarbeidere som ikke lenger kan møte opp fysisk på arbeidsplassen sin, og ansatte på hjemmekontor. Det beste din bedrift kan gjøre, er å være forberedt på en situasjon der 30 – 60 prosent av ansatte ikke kan jobbe, heller ikke fra hjemmekontoret. 

God kriseledelse starter før kriser oppstår. I en krise kan vi skille mellom virksomheter som forstår dette, de er forberedte, og de som ikke forstår dette, de er kriseutsatte.  

Forberedt før krisen rammer 

Hvordan skal bedriften, ledergruppen og styret unngå at virksomheten havner i en krisesituasjon i vinter? Her er seks råd: 

1. Tenk systemisk. Begrepet «Beredskapselastisitet» handler om at bedrifter ikke er alene i verden, men at omgivelsene våre både kan være en potensiell ressurs for, og en potensiell trussel mot vår daglige drift. På vei inn i en krise bør en bedrift først kikke seg rundt og gjøre en risikovurdering. Kan vi bli mer elastiske og dynamiske i relasjonen til våre omgivelser? Hva gjør vi om underleverandørene ikke lenger kan levere? Har vi alternative leverandører? Hvor mange ansatte blir utilgjengelige om skolene stenger? Har vi avtaler med vikarbyråer? Har vi analoge skjemaer som kan fungere selv om IT-konsulenter blir sykemeldt, eller IT leverandører stenger ned? 
2. Innled samarbeid med konkurrenter. Konkurranse er sunt, men i en krisesituasjon fungerer ikke samfunnet optimalt. Ved å samarbeide med konkurrenter, for eksempel innen bransjer som IT, matvaredistribusjon, finanstjenester og utdanningsinstitusjoner, vil både bedriftene, kundene og samfunnet kunne tjene på dette i form av økt leveransesikkerhet. Ved å melde fra til offentlige tilsyn og myndigheter i god tid (for eksempel til konkurransetilsynet) gir det trolig virksomheter gode muligheter for å innlede samarbeid i en periode for å sikre leveranser til kunder og brukere.
3. Lag en individuell prioriteringsliste for hver enkelt medarbeider. Ansatte må prioritere mellom oppgaver når det er høyt fravær blant kolleger, eller man selv har redusert arbeidskapasitet. Leder bør sammen med den ansatte skrive ned alle oppgaver medarbeideren har ansvar for i løpet av en uke, og sortere dem på følgende måte:  
   
   MÅ-oppgaver: Det viktigste jeg skal gjøre. Kan jeg ikke løse dem selv, må jeg melde umiddelbart fra til min leder, som finner løsninger.
   KAN-oppgaver: Om jeg har tid, kan jeg starte på disse oppgavene etter MÅ-oppgavene er utført. 
   ØNSKE-oppgaver: Det jeg er svært motivert for å jobbe med, som er interessant og utviklende, men som lederne i virksomheten tydelig kommuniserer at ikke skal prioriteres i vinter. 
   BEREDSKAPS-oppgaver: Oppgaver jeg må kunne løse for mine syke kolleger. Jeg må skaffe meg tilstrekkelig opplæring, tilganger og innsikt i disse oppgavene allerede nå.
4. Forbered kundene dine før fraværet eksploderer. Send ut informasjon til kundene om hvordan leveransene kan bli påvirket i god tid. Informer om beredskapsplaner og eventuelle kompenserende tiltak eller alternative løsninger. De fleste vil ha stor forståelse for forsinkelser eller avbrudd i en slik situasjon, men alle trenger å være godt informert og forberedt før problemene oppstår.
5. Sett av ressurser til oppfølging av sykefravær. Ikke overlat ansatte til seg selv når de er syke, men sett av tid og ressurser til å følge dem opp. Dette kan være vanskelig å prioritere i en slik situasjon, men omfattende forskning viser at ansatte som opplever tett oppfølging under fravær, kommer raskere tilbake i full produksjon. Ved å redusere fraværet med bare en dag eller to for hver ansatt, kan du frigjøre langt flere timer enn ved å prioritere bort denne oppfølgingen. 
6. Endre arbeidstiden. Virksomheter kan øke kapasiteten til den enkelte ved å forskyve arbeidstiden. For eksempel kan arbeidsdagen starte etter at hjemmeskole er ferdig, ved oppstart og avslutning etter rushtid, eller ved å sikre at ikke alle medarbeiderne møtes samtidig til lunsj eller pauser. Dette vil i tillegg hindre køer og trengsel. 

Ledelse i krisetid 

Kriseledelse kjennetegnes ved at ledere alltid må fortsette å ta beslutninger, selv om kart og terreng ikke lenger stemmer. Mange ledere under kriser opplever at beslutningene bare kan føre til to ting; sammenbrudd, eller gjennombrudd.   

Det å lede i slik en situasjon, der man selv mangler oversikt over alle konsekvenser av beslutninger, kan vi kalle operativ kriseledelse. En krise krever ofte raske beslutninger, og virkningene av raskt fattede beslutninger er ikke alltid lett å overskue. Men det er alltid bedre å være godt forberedt enn kriseutsatt. 

Beslutninger om en ny orden trenger verken å være godt planlagt eller være en den beste veien ut.  Løsningen må bare fremstå som et steg bort fra opplevelsen av det som var alternativet: sammenbrudd. 

Referanser: 

• Johannessen, Jon-Arild. Automation, Innovation and economic crisis. New York: Routledge, 2018. 
• Nesse, Synnøve (2016). Perspektiver på effektiv kriseledelse. Magma – Econas tidsskrift for økonomi og ledelse. 

Denne artikkelen er publisert som kommentarartikkel i Dagens Perspektiv 14. januar 2021 under vignetten «Ideer & innsikt».  

Tekst: Høyskolelektor Kjetil A. Vedøy, Institutt for ledelse og organisasjon ved Høyskolen Kristiania. 

Vi vil gjerne høre fra deg!   

Send dine spørsmål og kommentarer til denne artikkelen på E-post til kunnskap@kristiania.no.