Hva skal til for at nyansatte lykkes på sin nye arbeidsplass?

KUNNSKAP FRA KRISTIANIA: Onboarding

De fleste av oss som har begynt i en ny jobb, har nok kjent på både usikkerhet, utilstrekkelighet og kanskje også hjelpeløshet. «Hvordan skal jeg gå frem for å løse arbeidsoppgavene?» og «Hva er forventet av meg i denne rollen?» er bare to av mange spørsmål som dukker opp i forbindelse med jobbytte.

For mange er det en ekstra utfordring å føle tilhørighet til jobben når mange jobber hjemmefra.

Tilrettelegges ikke godt nok

I organisasjonspsykologien kaller vi dette organisasjonssosialisering eller “onboarding”. Dette er tiltak som skal bidra til at nyansatte raskest mulig skal få den nødvendige kunnskapen, ferdigheter og adferd som gjør at de blir effektive og blir sett på som fullverdige medlemmer av organisasjonen. Altså tiltak som gjør nyansatte i stand til å lykkes i virksomheten.

Selv om onboarding har vært beskrevet innen faglitteraturen siden 1970-tallet, er det dessverre mye som tyder på at vi ikke har tillagt mottak av nyansatte stor nok betydning.

Dersom vi slurver med onboarding, kan det få en rekke uheldige konsekvenser: Effektiviteten til organisasjonen synker.

• Den nyansattes mulighet for å gjøre en god jobb reduseres, i tillegg til at dette innebærer etiske problemer.
• Manglende opplæring og mottak vil kunne skade den nyansattes tillit, engasjement og ansvarsfølelse overfor virksomheten.
• Det eksisterer et gjensidig sett av forventninger og forpliktelser mellom arbeidstagere og arbeidsgivere, noe som ofte omtales som den psykologiske kontrakten. Dersom virksomheten slurver med opplæring og mottak av nyansatte, vil dette forstås som et brudd på den psykologiske kontrakten og svekke tilliten.

Hva bør nyansatte få innsikt i for å kunne komme inn i virksomheten?

Onboarding kan deles inn i fire ulike nivåer, ifølge den amerikanske forskeren, Talya Bauer:

• Innsikt i grunnleggende lover og regler, som f.eks. innføring i lønnssystem, føring av timer og sykefravær.
• En forventningsavklaring. Hva er de sentrale arbeidsoppgavene og hvilke arbeidsprestasjoner er forventet?
• Bidra til at den nyansatte forstår organisasjonskulturen(e), verdiene, sosiale normer og tankesett. Her finnes både skrevne og ikke minst en rekke uformelle føringer en nyansatt må forholde seg til. En integrasjon mellom den nyansatte og virksomheten vil her finne sted.
• Mellommenneskelige jobbrelasjoner som den nyansatte må etablere. En forutsetning for dette er at nyansatte kan omgås kolleger, samt andre nyansatte.

Det er forståelig at hjemmekontor og fraværende kolleger kan oppleves problematisk. Samtidig har mangelfull onboarding og integrasjon av nyansatte vært et problem lenge før det ble vanlig med hjemmekontor.

Hvilke øvrige arenaer kan din organisasjon benytte for å sikre at de fire nivåene av organisasjonssosialisering ivaretas? Dette vil nok avhenge av type virksomhet. Noen steder kan kanskje nivå 1 tas som nettbasert kurs, mens nærmeste leder og kolleger må bidra mer aktivt på de resterende punktene?

Hvilke nyansatte lykkes?

• Forskning peker i retning av at de ansatte som lykkes på en arbeidsplass, er de som får etablert solide sosiale nettverk på tvers av ulike funksjonsområder.
• De vet altså hvem de kan kontakte når. De vet hvem som vil støtte ulike ideer.
• Dette i sterk kontrast til nyansatte som mangler et slikt nettverk og som må bruke lang tid på å etablere relasjoner til kolleger de stoler på internt i egen avdeling, og ellers i organisasjonen.

Vi ansetter nye medarbeidere for at de blant annet skal bidra til innovasjon. Samtidig kan de ha store utfordringer med å vite hvordan de skal gå frem for å promotere nye ideer. Kanskje kan det være hensiktsmessig om nyansatte oppfordres til aktivt å dele innsikter og forbedringsforslag?

Verdien av rollemodeller

Forskning som er gjort av Filstad, Traavik og Gorli (2019) i Norge finner en sammenheng mellom institusjonaliserte sosiale dimensjoner og organisatorisk engasjement. Det betyr at å gi nyansatte rollemodeller, støtte og anerkjennelse fra erfarne kolleger vil positivt påvirke deres organisatoriske engasjement.

I den grad nykommere får sjansen til å delta i arbeidsaktiviteter og sosialt samhandle med etablerte kolleger, vil det kunne påvirke deres affektive engasjement og læringsprosesser positivt.

Tilhørighet er lokalisert i sosiale interaksjoner, materialitet, følelser og estetikk. Det handler om å være en del av noe. Det skapes gjennom konstant formidling mellom materielle aspekter og sosiale komponenter, prosessen med å oppleve grenser og forsøket på å prestere, engasjere og delta på en arbeidsplass.

Referanser:

Filstad, C., Traavik, L. E., & Gorli, M. (2019). Belonging at work: the experiences, representations and meanings of belonging. Journal of workplace learning.

O'Brien, J. (2013). Employee onboarding: An analysis of best practice in employee onboarding and their implementation in the financial services industry in Ireland (Doctoral dissertation, Dublin, National College of Ireland).

Woodrow, C., & Guest, D. E. (2020). Pathways through organizational socialization: A longitudinal qualitative study based on the psychological contract. Journal of Occupational and Organizational Psychology, 93(1), 110-133.

Kim, N. Y., & Woo, C. H. (2018). Mediating effect of self-efficacy in the relationship between informal learning, shared leadership and organizational socialization of beginner· advanced beginner nurses. Journal of Korean Academy of Nursing Administration, 24(1), 1-9.

Tekst: Førsteamanuensis Helene Tronstad Moe ved Institutt for ledelse og organisasjon ved Høyskolen Kristiania

Vi vil gjerne høre fra deg!    
Send dine spørsmål og kommentarer til denne artikkelen på E-post til kunnskap@kristiania.no.