De kjøper, fellesskapet betaler

KUNNSKAP FRA KRISTIANIA: Offentlige innkjøp 

– Når vi leser i media om offentlige anskaffelser, er det som regel knyttet til skandaler, politiske mål, eller et komplisert anbudsregelverk, sier Marius Langseth.

Han er høyskolelektor ved fakultet for økonomi, innovasjon og teknologi, og redaktør for forskningsantologien Å kjøpe for Norge sammen med Jan Ole Similä.

I 2021 var det offentlige sine samlede utgifter 1515 milliarder kroner. Ca 40% av statsbudsjettet – 600 milliarder – var offentlige innkjøp.

Kan man spare bare én prosent eller kjøpe litt mer miljøvennlig, vil det med andre ord utgjøre en ganske stor effekt.

– Vi burde alle være interessert i å sikre gode innkjøp og effektiv bruk av samfunnets ressurser. Dette er jo våre felles penger, sier Langseth.

En kompleks prosess

Lov om offentlige anskaffelser sier at innkjøp skal bidra til effektiv bruk av samfunnets ressurser og sikre at det offentlige opptrer med integritet. Til det kreves mer enn kunnskap om lovverket. En offentlig innkjøper trenger tverrfaglig teoretisk kunnskap og praktisk erfaring.

Til ett av kapitlene i antologien gikk forfatterne gjennom tidligere forskning på innkjøpskompetanse og brukte spørreskjemadata fra offentlige innkjøpere for å finne eventuelle kompetansehull.

Så hva må en innkjøper kunne?

Digital kompetanse må være på plass. I tillegg kreves ferdigheter innen innovasjon og beslutningstaking. Man må ha kommersiell forståelse for å forstå markedet og kunne følge opp kontrakter. Prosessen krever ikke så rent lite strategisk tenkning, koordinering og refleksjon.

– Innkjøp er ganske mye mer komplekst enn å bare bestille varer eller følge regler. For å gjøre en god handel kreves kompetanse innen økonomi, jus og forhandlinger, sier Langseth.

Innkjøp er et tverrfaglig prosjekt

En innkjøper må kunne forhandle med en leverandør om tolkning av kontrakten, om avvik, kompensasjon eller sanksjoner. I tillegg kan det være behov for å forhandle internt mellom ulike deler av organisasjonen dersom der er motstridende behov i en og samme virksomhet.

Det er ikke nok å kunne forhandlingsteori – for å lykkes må innkjøperen ha personlige egenskaper som kreativitet og evne til problemløsing.

I det daglige tar den enkelte innkjøper ofte de avgjørende beslutningene i en innkjøpsprosess som ligner et prosjekt: man skal oppnå ønskede mål med flere ulike ressurser innenfor en gitt tidsramme.

Å sikre en effektiv og lønnsom innkjøpsprosess blir stadig viktigere. Og mer utfordrende.

Den som har ansvar for innkjøp må kunne analysere behov, definere mål og planlegge og følge opp aktiviteter for å nå disse målene – altså være en prosjektleder.  

Både økonomiske og menneskelige ressurser kan og bør forvaltes slik at de tjener organisasjonens overordnende mål og øker organisasjonens konkurransedyktighet. 

Å sikre en effektiv og lønnsom innkjøpsprosess blir stadig viktigere. Og mer utfordrende.

– Det er ikke lenger nok å se bare på pris. Stadig flere momenter kommer inn som krav, sier Langseth.

Kløft mellom krav og kompetanse

I dag kreves det at en innkjøper bidrar til å nå politiske mål. Hen skal minimere uregelmessigheter, svindel og korrupsjon. I tillegg må hen bidra til innovasjon, sosial inkludering og miljø.

De som anskaffer noe på vegne av stat og kommune, må se til miljøvennlige alternativer. De må sørge for løsninger som er tilgjengelige og kan brukes av alle, uavhengig av funksjonsevne, enten det er allmennheten eller ansatte. Bare for å nevne noen av kravene.

Med nye oppgaver og regelverk, kreves mer og en annen type kompetanse.

– I dag må innkjøpere blant annet være bevisst lønns- og arbeidsvilkår hos produsentene, sier Langseth.

For å oppnå alle disse politiske målene, må virksomhetsledere ta innover seg hva som kreves av tid, ressurser og kompetanse.

– I studien vi gjennomførte, fant vi at innkjøpsledere i det offentlige er gode på lovverk, men mangler kompetanse på blant annet analyse og innovasjon. De trenger også mer kunnskap om menneskerettigheter og miljøspørsmål, sier Langseth.

– Gode offentlige innkjøp kan gi oss store gevinster i form av mer effektiv bruk av våre felles ressurser.

Det dreier seg for eksempel om å kunne styre leverandørrelasjoner, for å bidra til at innkjøp kan brukes som et strategisk virkemiddel for å nå virksomhetens mål.

– Profesjonalisering av offentlige anskaffelser krever tid, ressurser, og tverrfaglig kompetanse. Gode offentlige innkjøp kan gi oss store gevinster i form av mer effektiv bruk av våre felles ressurser.  Gode innkjøp er viktig for samfunnet, deg og meg, sier Langseth.

Denne artikkelen er også publisert på forskning.no 17. november 2022 under tittelen De handler for 600 milliarder kroner på vegne av Norge. Du og jeg betaler . 

Referanser:

Anskaffelsesundersøkelsen fra DFØ 2022

Langseth, M. & Similä, J. O. (2021). Offentlige innkjøpere: Kompetanseområder og kunnskapshull. I M. Langseth & J. O. Similä (Red.), Å kjøpe for Norge (Kap. 6, s. 123–145). Cappelen Damm Akademisk.

Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (2019) 

Podcast: Å kjøpe for Norge. Hva er betydningen av «soft skills» i offentlige innkjøp? (2022) 

Statsbudsjettet 2021.

Vi vil gjerne høre fra deg!    
Send spørsmål og kommentarer til artikkelen på e-post til kunnskap@kristiania.no.