Lov om offentlige anskaffelser kan hindre langsiktige relasjoner som vi trenger i kriser

KUNNSKAP FRA KRISTIANIA: Fahad Awaleh om logistikksystemer

Tenk deg en flom. En sultkatastrofe. Et virus som løper løpsk.  

I full fart må midlertidige systemer settes opp for å skaffe hjelp til mennesker i nød. Mat, mennesker og medisin skal fraktes og huses. Mer mat må kjøpes inn, etterfylles og lagres.  

Nødhjelpen krever et stort apparat av mennesker og utstyr. For at hjelpen skal være effektiv, må den enkelte vite hva de skal gjøre, når og hvor. Mye forskjellig kompetanse settes i sving: alt fra kunnskap om matsikkerhet til krisehåndtering og koordinering.  

Husker du nødsykehuset kineserne bygget på 10 dager i februar 2020 for å huse over tusen covid-pasienter? Ville vi ha klart det samme i Norge?  

Logistikkforsker Fahad Awaleh mener tidsavgrensede kontrakter, som dem som blir inngått via offentlige anbudskonkurranser, har en svakhet: de legger ikke til rette for langsiktige relasjoner. 

Stabile systemer gir rom for fleksibilitet 

– Krisene kommer uventet, så vi må ha solide systemer på plass før katastrofen oppstår. Gode relasjoner er en viktig del av det, sier Awaleh, som er førsteamanuensis ved School of Economics, Innovation and Technology. 

Han mener fremtiden vil bringe mange flere kriser. Derfor bør vi i stabile tider skape logistikksystemer som gjør at vi er enda bedre forberedt enn det vi er i dag.  

For når elvene flommer over eller jordskredet drar med seg ei hel bygd, er det en stor fordel at administrering og transport av nødvendig utstyr og personell går smidig, at rutiner for alt fra produksjon og innkjøp til kommunikasjon og lagring er utprøvd og godt innarbeidet. Det vil gi mulighet for å jobbe mest mulig effektivt når det uforutsette skjer. Selv om kriser kan ha fellestrekk, er hver katastrofe også unik. Stabilitet i eksisterende systemer sikrer den fleksibiliteten man trenger når alt handler om brannslukking og krisehåndtering.  

Kriser krever menneskelig kreativitet 

Dette er blant funnene Awaleh har gjort i sin forskning på logistikksystemer. De siste årene har vi fått gode IKT-systemer som håndterer rutineoppgaver og mye informasjon. Det kan blant annet redusere risikoen for menneskelige feil eller misforståelser. Men dataprogrammer kan aldri erstatte mennesker og menneskelige relasjoner. Situasjoner utenom det vanlige, som alle kriser er, krever kreativitet, mener forskeren. 

– I kriser er menneskene i sentrum. Mennesker kan være innovative og bygge allianser. De kan gjøre skjønnsmessige vurderinger. De kan ta beslutninger basert på det de ser og samtaler de har.  

IT-systemer har gjort at flere mennesker kan være i felt, og det er et gode. 

– Når krisen inntreffer, er det on-the-site ledelse som gjelder. Da er det alfa omega at du har bygget et godt lag, og at alle som kommer inn vet sin rolle og gjør det som kreves, sier Awaleh. 

Godt samarbeid gir god økonomi og effektivitet 

I sin doktorgrad innen logistikk skrev han om strategisk samhandling mellom ulike aktører. Han så på hvordan ulike virksomheter etablerer og vedlikeholder relasjoner som gjør at alle partene jobber mer effektivt og økonomisk.  

Han fant blant annet at nettverksbygging og godt samarbeid er kjerneelementer når flere selskaper skal operere sammen; som de må når kriser inntreffer.  

– Logistikk er lagarbeid og nøkkelen ligger i relasjonene, sier den gamle håndballspilleren. 

Da han gikk fra eliteserien i håndball og over i studier, la han merke til at akkurat logistikkfaget handlet om noe gjenkjennelig: lagarbeid mot et felles mål.  

– Når man skal ha en vare på rett sted til rett tid, så krever det god koordinering og at folk snakker sammen. Man må samarbeide godt. Ledere må få ut det beste av den enkelte, sier han.  

Historisk samarbeid mellom Forsvaret og Wilhelmsen 

Betydningen av nettverk, samarbeid og relevant kunnskap ble synlig også i en annen studie Fahad Awaleh har gjennomført og som er under publisering.  

I 2009 bidro det norske Forsvaret i en NATO-operasjon som skulle beskytte den kommersielle skipstrafikken i Adenbukta utenfor Somalia. Ti prosent av skipene som gikk der, var norske. I flere år hadde pirater herjet farvannet – kapret skip, tatt gisler og fått utbetalt flerfoldige millioner i løsepenger.   

Geografien og forholdene var ukjent for Forsvaret. Fregatten behøvde imidlertid påfyll av både mat og drivstoff i alle de månedene den oppholdt seg på sjøen – de var med andre ord avhengige av logistikk-tjenester fra havnene i området. Der hadde Forsvaret ingen kontakter. 

Det norske maritime selskapet Wilh. Wilhelmsen, som er et av de største i verden og leverer logistikk- og maritime servicetjenester til over halvparten av verdens handelsflåte, hadde derimot personale og lokale kontakter på land, og kunne raskt bistå. 

Ved å inngå et samarbeid med Wilh. Wilhelmsen, slapp Forsvaret å starte på scratch med å bygge opp relasjoner og etablere infrastruktur. Etter flere års samarbeid, der Wilh. Wilhelmsen også bistod i andre operasjoner og Forsvaret fikk tilgang på deres folk og utstyr, ble en historisk avtale inngått. 

En kontrakt kan ikke romme alle eventualiteter  

– Erfaringen ga Forsvaret innsikt i innovative måter å samarbeide med næringslivet. Denne formen for partnerskap er nytt i Norge, sier Awaleh.  

Selv om Forsvaret har samarbeidet med private aktører tidligere, særlig i krigstid, har vi et system i Norge der det er anbud som gjelder i fredstid. Det offentlige kan ikke fritt og tilfeldig kjøpe tjenester av kommersielle aktører; anbudssystemet skal sikre både riktig bruk av offentlige midler og rettferdig konkurranse.  

Ett av Awalehs funn var at en kontrakt aldri kan romme alle eventualiteter. Behovet kan ikke defineres i detalj på forhånd, og dermed er det vanskelig å kontraktsfeste alle tjenester man vil komme til å ha behov for.  

Her kommer den menneskelige faktoren inn.  

Virksomheter som samarbeider må løse problemer når de oppstår, og det krever gode relasjoner og tillit.  

Anbudskontrakter kan hindre god samarbeidskultur 

Forskeren mener vi fortsatt har mye å lære når det gjelder samarbeid på tvers av virksomheter og evne til å dra nytte av hverandres ressurser.  

Han peker på svakheten i systemet med offentlige anbudskonkurranser: de legger ikke opp til den typen langsiktig lagarbeid vi vil trenge i fremtiden.  

– Anbud er en ryddig måte å sørge for god etikk i offentlige oppdrag. Men relasjonene stopper opp i anbudsstyrte samarbeid. Der er ingen formell grunn til å videreutvikle samarbeidet; når kontrakten er ferdig, smuldrer teamet opp. 

Kontraktene er tidsbestemte og ingen av partene vet om samarbeidet vil fortsette etter den fastsatte sluttdatoen. Dermed mangler insentivene og viljen til å bygge langsiktige relasjoner, mener Awaleh. Det er heller ikke ønskelig med uformelle relasjoner; en av hensiktene med anbud er jo nettopp å hindre at firmaer får kontrakter fordi «noen kjenner noen». 

– Fordi man hele tiden må re-starte med nye mennesker, får man aldri den flyvehøyden som skal til for å kunne hente ut merverdien av tillit som er skapt over tid mellom mennesker. Virksomheter bør satse på å utvikle de ansatte og heve kompetansenivået sammen, sier Awaleh. 

Referanser: 

Engelseth, P., Sadowski, A., Januzs, A., Awaleh, F.  “Information System Purchase and Integration Contingencies When Companies Merge”, Sustainability 2021, 13(15) 

Awaleh, E., Engelseth, P. “Managing Outsourced Logistics Service Projects as Complex Networked Resources”, 2018 IEEE International Conference on Industrial Engineering and Engineering Management (IEEM) 

Engelseth, P., Suarishvili, M., Awaleh, F. “Why tender when not required? On purchasing practices in the Norwegian petroleum industry” i Supply Chain Forum: An International Journal, Volume 18, 2017 - Issue 3: The Future of Firm and Supply Chain Strategy 

Tekst: Taran Cecilie Skjerdal, rådgiver, Avdeling for forskningskommunikasjon og innovasjon ved Kristiania.

Denne artikkelen ble først publisert på forskning.no den 28. september under tittelen "Lov om offentlige anskaffelser kan hindre langsiktige relasjoner som vi trenger i kriser".

Vi vil gjerne høre fra deg!     

Send spørsmål og kommentarer til artikkelen på e-post til kunnskap@kristiania.no.