Prosjektets organisering
Hvert oppkjøp og hver integrasjon er unik, avhengig av størrelsen og kompleksiteten på den organisasjonen som skal integreres. Gjennom flere oppkjøp og integrasjonsprosjekter de siste årene har Kristiania opparbeidet seg betydelig erfaring og utviklet en systematisk tilnærming til gjennomføring og organisering av slike prosjekter, og har utviklet en egen «dreie-bok» for oppkjøp og integrasjon med prosessbeskrivelser. Struktureringen av dette prosjektet følger nevnte «dreie-bok».
Prosjektorganisering skal gjennomføres med et eget prosjektkontor som koordinerer på tvers av ulike delprosjekter og arbeidsgrupper. Hvert delprosjekt kan ha fokus på et bestemt virksomhetsområde som påvirkes av integrasjonen eller en bestemt oppgave som skal løses i forbindelse med den aktuelle integrasjonen.
Integrasjonsprosjektets overordnede organisering – roller og ansvar
Prosjekteier: Solfrid Lind
Styringsgruppe: Solfrid Lind, Trine Johansen Meza, Tine Widerøe, Annelise Kiønig, Nils Ola Bark
En del av ansvaret til styringsgruppen vil være:
- Overordnet ansvar for integrasjonsprosjektet og promotering av prosjektet.
- Gi synlig støtte til integrasjonskontoret.
- Å fatte beslutninger i integrasjonsprosjektet for de beslutningene som delprosjektledere/delprosjekter, arbeidsgrupper og integrasjonskontoret ikke kan fatte på egenhånd.
- Sette tydelige rammer og retningslinjer for integrasjonsprosjektet til rett tid.
- Sørge for at det settes av tilstrekkelig ressurser til gjennomføring av integrasjonsprosjektet.
- Kontrollere integrasjonsprosjektets omfang, finansiering, målsetninger, strategi etc.
- Godkjenne mandater og leveranser fra arbeidsgrupper og delprosjekter.
- Overvåke og sikre realisering av synergier - sikre at delprosjektene og arbeidsgruppene leverer ihht. sitt mandat og bestilling.
- Løse større problemer og utfordringer utover mandatet til integrasjonskontoret.
Integrasjonskontor (prosjektkontor for integrasjonsprosjektet): Eilen Skjæraasen, Pegah Khademi, Joachim Børlie, Marte Gram-Johannessen og Humayon Mehrnawaz.
En del av ansvaret til integrasjonskontoret vil være å:
- Utvikle konsistent og presis statusrapportering til styringsgruppen, styre overordnet prosess og tidslinje og koordinere på tvers av arbeidsgrupper og delprosjekter.
- Håndtere risiko på strategisk nivå, samt håndtere problemer og utfordringer.
- Utvikle maler for leveranser og rapportering for arbeidsgrupper og delprosjekter, samt gi støtte og veiledning.
- Være ansvarlig for å generere arbeidsstrømmer, f.eks. intern kommunikasjon og synergioppfølging.
- Koordinere integrasjonsprosessen og sikre fremdrift på tvers av arbeidsstrømmene, samt rapportere fremdrift og status (milepæler, utfordringer, risiko, synergier og kostnader) til styringsgruppen.
- Styre avhengigheter mellom delprosjekter.
- Løfte beslutninger opp til styringsgruppen, for beslutninger som ikke kan fattes alene av delprosjekter og arbeidsgrupper.
- Sørge for at det ikke oppstår en ansvarspulverisering på tvers av delprosjektene og opp mot styringsgruppen.
Integrasjonskontorets prosjektleder: Krister Vangen
Prosjektgruppe: TBD
Prosjektgruppen skal bestå av prosjektlederne for de ulike delprosjektene og integrasjonskontoret
En del av ansvaret til prosjektledere for delprosjektene vil være å:
- Realisere prosjektets målsetninger
- Sørge for rapportering av prosjektets fremdrift til integrasjonskontoret
- Lede og koordinere prosjektaktivitet innen arbeidsstrømmen
- Løse prosjektenes utfordringer og problemer og ta dette videre til integrasjonskontoret ved behov
- Ta hensyn til avhengigheter mellom andre delprosjekter
- Følge budsjett og forvalte ressurser i prosjektet på en god måte
- Samle og styre risiko og presentere disse til integrasjonskontoret
- Opptre som prosjektenes kontaktpunkt for styringsgruppen og integrasjonskontoret
Delprosjekter: TBD
Delprosjektledere: TBD